Digitaalisen vallankumouksen myötä voimme työskennellä milloin ja missä tahansa, ja asiantuntijat ennustivatkin toimistojen häviämistä. Varoitukset olivat kuitenkin ennenaikaisia. Viime vuosina jotkin intohimoisimpiin kotoa työskentelyn puolestapuhujiin kuuluneet ovat muuttaneet kantaansa, muuttaneet joustavan työskentelyn käytäntöjä ja alkaneet houkutella työntekijöitä takaisin yrityksen toimitiloihin.
Etätyöskentelyn edut ovat selviä joillekin työntekijöille joillakin aloilla. Mutta jaetulla fyysisellä tilalla on edelleen merkitystä ja symbolista arvoa tämän vuosisadan työvoimalle.
Nykyinen työympäristömme on yli 100 vuoden teknologisen kehityksen tulos. 1900-luvulla puhelimet mahdollistivat toimistojen rakentamisen erilleen tehtaista. Myöhemmin kohonnut maan hinta ja teräsrakennustekniikat johtivat pilvenpiirtäjien kehittymiseen. Toimistot kehittyivät tilaviksi ja avoimiksi satojen työntekijöiden työympäristöiksi, mikä vahvisti selvää eroa kodin ja työn välillä.
Seuraava viestintätekniikan sukupolvi on mahdollistanut virtuaalisen työnteon täysimittainen toimisto aina matkassa mukana.Tämän avulla on voitu karsia toimistokuluja ja parantaa työnteon joustavuutta erityisesti töissä käyvien vanhempien osalta. Hiljattain tehdyn mielipidekyselyn mukaan 43 % amerikkalaisista kertoi työskennelleensä ainakin jonkin aikaa etänä viime vuonna, mikä on selvä nousu vuoden 1995 yhdeksästä prosentista. Tämä nopea muutos sai monet uskomaan, että toimistot jäisivät menneisyyteen.
Mutta juuri tekniikka-alan yritykset johtivat etätyön vastaista liikettä. Yahoon toimitusjohtaja Marissa Mayerin vuoden 2013 yllättävä ilmoitus, että yritys edellyttäisi kaikkia työskentelemään toimistosta käsin, merkitsi muutosta. Mayer selitti muutosta seuraavalla tavalla: ”Ihmiset ovat tuottavampia ollessaan yksin. Mutta he ovat yhteistyökykyisempiä ja innovatiivisempia ollessaan yhdessä.”
Maaliskuussa 2017 myös yksi tunnetuimmista etätyön kannattajista vaihtoi kantaansa. Usean vuosineljänneksen liikevaihdon laskun jälkeen IBM ilmoitti yli 2 000 yhdysvaltalaistyöntekijälleen, etteivät he voisi enää työskennellä kotoa käsin. Yritys kertoi Bloombergille, että henkilöstön saaminen takaisin perinteiseen toimitilaan tekisi työntekijöistä nopeampia, tuottavampia ja luovempia. ”IBM:n strategiana on omaksua paras työskentelymenetelmä tehtävää työtä varten”, yrityksen edustaja kommentoi. ”Esimerkiksi insinööreistä, ohjelmoijista, projektipäälliköistä ja suunnittelijoista koostuvat pienet ja monialaiset tiimit työskentelevät läheisesti, usein suoraan asiakkaiden tai loppukäyttäjien kanssa ja kehittelevät ja parantelevat ideoita jatkuvasti.”
Jopa kaikkein teknisesti edistyneimmät yritykset ovat joutuneet myöntämään, että etätyöskentelyyn liittyy haittapuolia ja ei-tarkoitettuja seurauksia joustavuuden tuomien etujen lisäksi. Kotoa ja kahviloista käsin työskentelevien nousu on johtanut myös uudenlaiseen toimiston arvostukseen: jaetun fyysisen tilan tarjoamista yhteistyömahdollisuuksista aina vahvan yrityskulttuurin vaikeasti määriteltäviin hyötyihin.
Tutkimustulokset tukevat näkemystä, jonka mukaan toimitilan luovuutta ja yhteistyötä edistäviä ominaisuuksia ei voida kopioida älypuhelinten, tablettien ja kannettavien tietokoneiden näytöillä. New York Universityn Justin Krugerin tutkimusten mukaan yliarvioimme jatkuvasti kykymme kommunikoida sähköpostin välityksellä ja täytämme viestinnän aukot väärillä arvauksilla. Samalla Robert E Krautin työ Carnegie Mellon Universityssa on osoittanut, että digitaalitekniikalla ei ole onnistuttu luomaan ympäristöjä, joissa yhteistyö onnistuisi yhtä hyvin kuin toimistoissa. Jaetut fyysiset tilat ja läheisyys ovat erittäin tärkeitä työntekijöiden välisen tehokkaan ymmärryksen takaamisessa.
Joustava työskentely ei ole myöskään aina parantanut työntekijöiden oloja: digitaaliseen viestintään nojaaminen on hämärtänyt monella työn ja kodin välistä rajaa. Monash Universityn Anne Bardoel huomauttaa, että teknologia ”on parantanut mahdollisuuksiamme työskennellä kotoa käsin ja työaikojen ulkopuolella, mutta samalla se on tehnyt yleisemmäksi odotuksen, että myös teemme niin.” Näin ollen etätyöskentely monimutkaistaa jo ennestään haastavaa työn ja vapaa-ajan välisen tasapainon löytämistä. Muut tutkijat ovat huomanneet ns. joustavuusstigman, jonka vuoksi korkeassa asemassa työskentelevät kokevat, että heidän on työskenneltävä pitkään iltapäivisin ja viikonloppuisin todistaakseen olevansa intohimoisia työtään kohtaan, sillä he pelkäävät muuten menettävänsä tilaisuuden edetä urallaan. ”Työntekijän on todistettava olevansa tehtävän arvoinen tekemällä siitä elämän keskipiste – kiistämätön elämän keskipiste”, toteaa University of California Hastings College of the Law’n Centre for WorkLife Law’n johtaja Joan C Williams. ”Teknologia mahdollistaa työskentelyn ilman rajoja. Näin ollen meidän on asetettava rajoja sosiaalisten normien avulla.”
Myös työntekijät ovat huomanneet vaikutuksen työtapaansa. Verkkoliiketoimintajulkaisu Quartzille kirjoittava Akshat Rathi suree menettämiään vesiautomaatin ääressä käytäviä spontaaneja aivoriihikeskusteluja kollegoidensa kanssa, jotka työskentelevät maailman lähes jokaisesta kolkasta käsin. Hän sanoo, että vaikka käden ulottuvilla onkin valtavasti erilaisia teknisiä viestintäratkaisuja – Slack, Skype, Google Hangouts, Ciscon verkkoneuvottelut ja jopa vanhanaikaiset puhelinkeskustelut – ei mikään korvaa ”onnekkaita toisiin törmäämisiä” uusien ideoiden saannissa. ”Videopuhelut kuuluvat nykyään lähes jokaiseen viestintäpalveluun, mutta ne eivät korvaa kasvokkain käytäviä keskusteluita”, Rathi toteaa. ”Kasvojen ilmeiden tai kehonkielen pienen pienet muutokset, joita ei usein edes huomaa Skype-keskustelussa, ovat tärkeitä ääneen sanomattomassa kommunikoinnissa. Sen vuoksi tällaiset keskusteluhetket ovat niin tärkeitä tiimin jäsenten välisen luottamuksen rakentamisessa.”
Yritykset sopeutuvat pyrkimällä löytämään tasapainon etäyhteistyön ja kasvotusten käytävien keskusteluiden välillä. Lentohakuyritys Skyscannerin kaltaisille yrityksille, joilla on 900 työntekijää eri aikavyöhykkeillä ja maantieteellisillä alueilla, se on välttämätöntä. Yrityksen Barcelonan toimistossa työskentelevä voi kirjautua sisään etänä katsellakseen Miamin ja Singaporen toimistojen henkilökunnan yhteistä esitystä. Samalla kuitenkin työntekijöille pyritään varmistamaan mahdollisuus viettää aikaa yhdessä jaetussa tilassa. ”Ison-Britannian toimistoillamme päivän ensimmäiset tunnit varataan yleensä kokouksille”, Skyscannerin Chief People Officer Ruth Chandler kertoo.
Henkilöstö vahvistaa tasapainottelun edut. Ohjelmistoinsinööri Matteo Ruina kertoo hyödyntävänsä joustavia työskentelymahdollisuuksia tekemällä etätöitä kotimaastaan Italiasta käsin. Hän hyötyy silti myös ajasta, jonka hän viettää tiimin kanssa kasvotusten Lontoon toimistossa. ”Arvostan todella sitä, että voin olla toimistolla kollegoideni kanssa ja ratkoa vaikeita ongelmia yhdessä”, Ruina kertoo. ”Jaetussa työtilassa oleminen helpottaa myös hyvien työsuhteiden luomista ja antaa mahdollisuuden tutustua suoraan työtovereihini.”
Emme todista toimistojen häviämistä, vaan niiden uusinta evoluutiota. Applen 5 miljardin dollarin arvoisen päätoimiston rakentaminen Kaliforniaan on mahtava esimerkki maailman innovatiivisimpiin lukeutuvien teknisen alan yritysten panostamisesta kivijalkatoimistoihin. Se osoittaa, että yritykset ovat siirtymässä kohti työelämän kannalta parempia joustavia työympäristöjä, joissa työntekijöillä on edelleen oma pöytänsä, mutta joissa he voivat liikkua vapaasti hiljaisten työtilojen ja epävirallisten yhteistilojen, kahviloiden ja terassien välillä.
Tämän kaltaiset futuristiset ratkaisut ovat esimerkki yritysten panostamisesta tulevaisuuteen, jossa työntekijöiden satunnaisten kohtaamisten ja luovien yhteistyön tulosten voima pyritään hyödyntämään.Niistä voi saada alkunsa seuraava suuri idea.
