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Pour travailler à distance, vous devrez peut-être convaincre votre patron. Daniel Mobbs possède les dernières informations sur les compétences requises, de la gestion efficace du temps à la communication réfléchie.
Bien que le travail à distance soit de plus en plus populaire, il ne constitue pas un don inné chez tous les employés. Alors que certaines personnes promettent d’exceller entre les quatre murs d’un bureau du siège social, d’autres risquent davantage de s’épuiser au-delà de leurs limites sans plans ni stratégies leur permettant de travailler différemment. « Les candidats doivent être honnêtes quant à leurs propres capacités à gérer le poids des responsabilités et des attentes inhérentes au travail à distance », déclare Anthony Curlo, PDG de l’entreprise de recrutement de personnel informatique DaVinciTek(1).
Point positif, presque tous les employés peuvent acquérir et développer ces compétences et stratégies. En regardant de plus près les télétravailleurs efficaces, vous retrouverez toujours les mêmes traits. C’est pourquoi, si vous essayez de convaincre votre patron (voire vous-même) que le travail à distance est fait pour vous, commencez par vous demander honnêtement combien de traits en commun vous avez avec vos collègues en télétravail parmi les caractéristiques ci-après.
1. Une gestion du temps rigoureuse
Ce n’est pas parce que vous travaillez à distance que vous ne devez pas gérer votre temps. Les patrons veulent avoir l’assurance que vous gérez le temps le plus efficacement possible. « Vous devez pouvoir prouver que vous êtes aussi réactif, productif et efficace que si vous travailliez dans les locaux de l’entreprise », précise Emma Sue Prince, auteure du guide sur les espaces de travail, The Advantage.
Elle recommande de prendre le temps au début de chaque semaine de planifier vos priorités et d’estimer la durée d’exécution de chaque tâche. « Tout au long de la semaine, suivez votre progression par rapport aux objectifs fixés afin de pouvoir vous justifier », poursuit-elle. « Mieux encore, étendez votre planification hebdomadaire à la planification journalière et fractionnez votre temps pour vous concentrer sur des tâches spécifiques ».
Tobias van Schneider, un designer indépendant en télétravail à New York, recommande(2) l’utilisation d’une application de suivi du temps comme Toggl(3). Cette dernière va non seulement suivre votre temps, mais également vous transmettre des rappels régulièrement afin que vous restiez performant. « Que vous soyez payé à l’heure ou non, le suivi de votre temps vous permet de mieux maîtriser comment vous occupez votre journée », indique-t-il.
2. Une séparation claire entre vie professionnelle et vie privée
Alors que certaines études montrent(4) que les télétravailleurs peuvent facilement travailler jusqu’à 75 heures par semaine (soit des journées en moyenne considérablement plus longues que leurs collègues dans les bureaux), travailler à distance ne signifie par travailler 24 h/24, 7 j/7. Certains patrons considèrent qu’un employé toujours disponible est un plus pour l’entreprise, tandis que les patrons sensés y verront la source d’un épuisement professionnel et d’une insatisfaction.
« Les télétravailleurs qui aiment leur travail peuvent facilement travailler sans s’arrêter », déclare Chris Dyer, auteur de The Power of Company Culture (an anglais uniquement). « Il doivent pourtant se poser des limites pour cesser le travail et se déconnecter afin d’éviter tout épuisement et toute frustration. Savoir quand faire une pause leur permet de rester concentrés sur leur travail et performants ».
Les télétravailleurs efficaces fournissent des informations claires à leurs collègues au bureau : horaires de travail, meilleurs moyens de contact (Slack, Skype, e-mail ou téléphone), périodes d’indisponibilité loin de leur ordinateur pendant leur temps de travail et (donnée la plus importante) période de déconnexion totale quotidienne.
3. Une communication réfléchie
« La communication est essentielle pour les télétravailleurs, mais elle n’est pas automatique », indique Susana Rowles, directrice commerciale de Target Internet, une entreprise qui n’emploie que des télétravailleurs. « Ce n’est pas parce que votre interlocuteur ne vous fait pas face que vous ne pouvez pas construire de relation. Prenez le temps quotidiennement de communiquer avec vos collègues et intégrez cette habitude à votre mode de travail ».
Dans un article de la Harvard Business Review(5), Erica Dhawan et Tomas Chamorro-Premuzic émettent une mise en garde : il ne faut pas faire d’amalgame entre communications courtes et communications claires. « Dans nos efforts pour nous montrer efficaces, nous communiquons parfois de manière plus sommaire », précise Erica Dhawan. « À cause de cette concision, le reste de l’équipe perd parfois du temps à interpréter vos messages (et peuvent même mal les interpréter) ».
« Ne tenez pas pour acquis que vos interlocuteurs comprennent vos raccourcis de langage », ajoute Tomas Chamorro-Premuzic. « Prenez le temps de vous exprimer clairement en toutes circonstances ».
Ils recommandent également d’établir des normes de communication avec votre équipe au bureau afin de favoriser la clarté des communications. Ils prennent pour exemple des entreprises, comme Merck, qui ont créé des acronymes pour leurs communications numériques (« Réponse sous Quatre Heures (RQH) » et « Pas de Réponse Requise (PRR) »), gage de prévisibilité et de certitude dans les conversations virtuelles.
« Il est également possible de créer des normes au niveau individuel en fonction des préférences en matière de délai de réponse, de style d’écriture et de ton », ajoute Erica Dhawan. « Par exemple, certaines personnes préfèrent des messages brefs et rapides, tandis que d’autres optent plutôt pour des réponses longues et détaillées. Les préférences, ainsi que la tolérance en matière d’humour et de familiarité varient également d’une personne à l’autre ».
Les experts recommandent de s’exprimer clairement en toutes circonstances
4. Des compétences techniques excellentes
Si vous envisagez déjà le télétravail, posséder des compétences techniques s’impose comme une évidence, indique Anna Johansson, rédactrice pour Entrepreneur(6) : « vous ne pouvez absolument pas vous permettre que vos télétravailleurs monopolisent constamment votre équipe informatique pour résoudre de faux problèmes ».
Cependant, si votre patron considèrera probablement que vous maîtrisez l’utilisation du cloud, de la visioconférence et des services de messagerie d’entreprise comme Slack, cela ne signifie pas pour autant que vous devez vous reposer sur vos lauriers. « Si vous devez montrer votre désir d’apprendre et votre capacité d’adaptation, il est peut-être plus important encore que vous fassiez preuve de compétences d’organisation irréprochables », souligne Tom Livingstone, responsable du marketing au sein de l’agence de recrutement Talentful.
Assurez-vous de disposer des dernières technologies en matière de télétravail et n’hésitez pas à faire des suggestions à votre patron si vous pensez pouvoir utiliser une technologie pour optimiser un processus. Deepina Kapila, responsable produit chez Visa(7), recommande YouTube Live(8) pour enregistrer une courte vidéo ou héberger une émission en direct ou une session de formation pour votre équipe. « C’est l’alternative à Google Hangout pour diffuser une émission dans le monde entier », dit-elle.
« Si vous dirigez une équipe à distance et souhaitez évaluer le niveau de bonheur de ses membres, essayez Chimp or Champ(9) », ajoute-t-elle. « Cet outil rapide permet de mesurer anonymement le bonheur hebdomadaire des employés tout en offrant la possibilité aux équipes de donner leur avis via une sorte de boîte à idées old school ».
5. Maintien d’un contact constant
L’une des principales préoccupations d’un nouveau télétravailleur est d’être « oublié » dans son coin. Une récente étude(10) menée auprès de 1 100 employés a mis en évidence que les télétravailleurs se sentaient fréquemment méprisés ou exclus. En effet, si le patron ne vous voit pas, comment peut-il vous proposer une promotion ou une nouvelle opportunité ?
À l’inverse, les télétravailleurs efficaces savent comment se sentir inclus et se faire remarquer. « La confiance et la proactivité sont essentielles », précise Tom Livingstone. « Un message ici ou là pour informer de votre progression et communiquer vos idées sans attendre d’être contacté est très efficace ».
Il est indispensable de faire preuve d’initiative et d’enthousiasme en toute circonstance. Vous pouvez ainsi avertir votre patron de votre désir de diriger des projets ou partager de nouvelles idées lors de votre prochaine conversation téléphonique. Vous pouvez également lui communiquer les retours favorables de vos clients de temps en temps.
Trouvez des moyens d’être aussi « présent » que possible dans l’esprit de votre patron. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un système de gestion de projets, comme Basecamp(1), qui permet d’échanger activement des données et de présenter à vos collègues les fruits de votre travail. Plus simplement, Michael Ferguson, PDG de Rainmakers, recommande(12) la planification d’appels vidéo plutôt que la communication par e-mail. « Cela améliore la collaboration » précise-t-il. Le fait que l’équipe et le télétravailleur puissent se voir « facilite la collaboration tout en optimisant la productivité, l’efficacité et l’innovation ».
Daniel Mobbs est un journaliste britannique spécialisé dans le domaine des affaires.
Sources :
(1) https://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/human-resources/2016/02/working-remotely-isn-t-right-for-everyone.html
(2) https://www.vanschneider.com/manage-time-remote-worker
(3) https://toggl.com/
(4) https://www.bc.edu/content/dam/files/centers/cwf/research/publications/
researchreports/Bringing%20Work%20Home_Telecommuting
(5) https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote
(6) https://www.entrepreneur.com/article/289370
(7) https://skillcrush.com/2016/10/24/remote-work-tools/
(8) https://www.youtube.com/channel/UC4R8DWoMoI7CAwX8_LjQHig
(9) http://chimporchamp.com/
(10) https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out
(11) https://basecamp.com/
(12) https://hbr.org/2018/01/stop-neglecting-remote-workers
