Умение работать в режиме многозадачности — казалось бы, хорошее качество, однако и оно может вредить эффективности. Мэтью Дженкинс выделил несколько альтернативных способов фокусироваться на одной задаче одновременно, которые помогут сотрудникам стать счастливее и продуктивнее.
Британский предприниматель Карл Ридер думал, что его бухгалтерская фирма D&T работает, как хорошо отлаженный механизм. И он был шокирован, осознав, насколько разное время требуется участникам команды на выполнение одного и того же задания. Неужели некоторые его сотрудники выполняли свою работу втрое медленнее? Есть ли объективное объяснение этому? Он решил копнуть поглубже.
Карл обнаружил, что сотрудники, которым требовалось больше всего времени на выполнение задания, были наиболее многозадачными. Одновременно с выполнением большого проекта они разбирали электронную почту, обрабатывали запросы в социальных сетях и отвечали на телефонные звонки.
«Они испытывали на себе эффект постепенного замедления и ускорения(1), — говорит Ридер. — Если они откладывали часть работы для выполнения другой, менее важной задачи, то для того чтобы затем вернуться к основному проекту, им нужно было около получаса, даже если они отвлеклись всего на пару минут. Вот в чем заключалась наша утечка времени».
Многозадачность стала достаточно важным свойством в современном мире. Способность выполнять несколько дел одновременно — даже если это просто проверка электронной почты и ведение беседы — считается чем-то само собой разумеющимся. На самом же деле убеждение, что выполняя несколько задач одновременно, мы повышаем свою продуктивность, — просто миф.
Исследование Американской психологической ассоциации(2) показало, что наше отношение к многозадачности необоснованно и неэффективно. А все потому, что мы неправильно употребляем термин «многозадачность». В своей книге «Миф многозадачности» (The Myth of Multitasking) Дэйв Креншоу поясняет: «Говоря о многозадачности, на самом деле большинство имеет в виду переключение между задачами. Каким бы методом это ни делалось, быстрое переключение между двумя делами не особо эффективно и целесообразно».
Это не только требует больше времени, но и отрицательно влияет на мыслительные способности. Стэнфордское исследование(3) показало, что многозадачные сотрудники работают менее продуктивно и внимательно. В ходе экспериментов было выявлено(4), что после перехода от одного дела к другому часть нашего разума по-прежнему сосредоточена на предыдущей работе. И каждый раз возвращаясь к первой задаче, мы должны напоминать себе, где остановились. При этом мы все еще продолжаем думать о втором задании. Это повышает когнитивную нагрузку.
Другие исследования(5) показали, что при многозадачности тратится на 40% больше времени, чем при работе только над одним заданием. Действительно, Глория Марк из Университета Калифорнии заметила: чтобы вернуться к задаче, от которой мы отвлеклись, нам требуется 25 минут(6).
Так что же делать, если многозадачность не работает?
1. Мониторинг и планирование
Карл Ридер рекомендует потратить несколько дней на тщательное отслеживание своей стандартной дневной активности. «Уделив время записи задач, над которыми работал, я стал лучше понимать, насколько мало я занимался действительно важными делами», — говорит он.
Вооруженный этим знанием, Ридер начал более обстоятельно планировать свои дни, чтобы максимально продуктивно проводить время. «Я беру все под свой контроль, — говорит он. — Теперь каждый вечер я занимаюсь планированием, выделяя время на конкретные задачи на завтрашний день, и обязательно оставляю свободное время на прочие дела. С тех пор как я начал это делать, я стал успевать значительно больше. Результат потрясающий».
Хватит делать много дел одновременно: используйте драгоценное время эффективнее
2. Станьте «оппортунистом задач»
В статье для журнала Forbes(7) Шани Хармон и Рене Каллинан советуют перестать пытаться сделать все и сразу. Мы должны стать «оппортунистами задач», то есть стараться умещать задачи в отведенные им временные рамки.
Сначала нам предлагают рассортировать задания по трем «ведрам» (маленькое, среднее и большое) по времени их выполнения. Сделав так, вы сможете оптимизировать свой день и достичь максимальной продуктивности.
Маленькое ведро (с задачами на 15 минут или меньше, например ответы на электронные письма): задания этой категории можно быстро выполнять во время коротких перерывов.
Среднее ведро (с относительно небольшими задачами, требующими определенной концентрации) можно разбирать, если вдруг отменится встреча или задержится авиарейс.
Для большого ведра (с задачами, требующими достаточного сосредоточения, например составление стратегической документации или анализ данных) требуется целый временной блок на выполнение.
Как полагают Хармон и Каллинан, выполнение мелких и средних задач в короткие промежутки времени позволяет еще лучше сосредотачиваться на крупных и более важных задачах.
3. Разбейте свой день на части
Специалист по продуктивности Марианна Пейдж считает, что мы по-настоящему продуктивны, когда делим день на временные отрезки. Например, по 90 минут с коротким перерывом после каждой части. Тогда мы присваиваем задачу, часть проекта или область бизнеса каждому временному промежутку и не можем отклоняться от заданного курса на протяжении выделенного времени.
«Сначала вы заранее планируете свой день и поэтому в какой-то мере понимаете, что именно собираетесь делать и сколько у вас времени на каждый „раздел“, — поясняет Пейдж. — Перерыв между задачами позволяет перезагрузиться и переключить свое внимание на следующую задачу или область бизнеса».
4. Освойте метод «Помидора»
Эта техника заключается в том, чтобы разбивать задачи на маленькие порции — обычно по 25 минут — с перерывами. Эту технику тайм-менеджмента разработал Франческо Чирилло в конце 1980-х гг. В университете Чирилло не удавалось эффективно использовать время. Как-то раз он схватил кухонный таймер в форме помидора (в честь которого потом и назвал свой метод), засек на нем несколько минут и в течение этого времени занимался не отвлекаясь. Затем он вознаградил себя перерывом.
Это сработало: в результате он понял, что лучше фокусируется на текущей задаче и работает максимально продуктивно. Такой простой, но эффективный метод лег в основу многих приложений — от Marinara Timer(8) до PomoDone(9). Это простые в использовании таймеры, которые помогут вам хорошо освоить данную технику.
5. Углубляйтесь в работу
Развитие силы воли — это еще один навык, с помощью которого вы сможете существенно повесить свою продуктивность. В своем бестселлере «Углубленная работа» (Deep Work) из списка Wall Street профессор Кэл Ньюпорт рассказывает о том, насколько важно уделять все свое внимание одной задаче.
Он называет способность выполнять углубленную работу «суперсилой 21-го столетия». Этому термину он дает следующее определение: «профессиональная активность, выполняемая в состоянии концентрации, когда человека ничто не отвлекает, а его когнитивные способности повышаются до предела; эти усилия создают новые ценности, улучшают ваши навыки, и их сложно повторить».
Ньюпорт предлагает четыре принципа углубленной работы: создание изолированного пространства и временного интервала, чтобы работать не отвлекаясь; отключение социальных сетей; сопротивление соблазну взяться за другую задачу, когда становится скучно; и «осушение мелководья» — сокращение времени на выполнение более мелких, но времяемких задач.
Эта техника хороша тем, что в ней не предлагается подход «все или ничего». Вам не нужно совсем избегать отвлекающих событий. Полностью отказаться от них стоит, только если вы вовлечены в углубленную работу.
6. Станьте заядлым охотником
Кроме того, есть метод охотника, созданный Айтекином Танком, основателем компании JotForm, разработчиком программного обеспечения для создания онлайн-форм. В продолжение известного совета Марка Твена «съесть лягушку» (то есть начинать день с выполнения задачи, которой вы хотите заниматься меньше всего) Танк предлагает сосредотачиваться всего на одной задаче в день, но при этом сделать ее выполнение своей целью.
Как пишет Лила Маклеллан в статье для журнала Quartz(10): «Нужно просто выбрать задачу, которая станет основой вашего дня, даже если на ее выполнение уйдет целый день. Вы делаете заметку на стикере, прикрепляете его на свой ноутбук и смотрите на него, как на путеводную звезду. Посмотрите на стикер, если начали думать о сообщениях, на которые нужно ответить, о химчистке или других незначительных задачах, которые люди делают вместо работы».
Техника Танка вдохновлена тактикой выживания первобытных людей. «Если охота удалась, семья охотника сможет поесть. Если нет, будет сидеть голодной. Это все упрощало, — пишет он(11). — Не нужно было проверять электронную почту, посещать времязатратные совещания или отвечать на электронные письма. И уж точно ни у кого не было времени создавать списки задач, которые нужно выполнить».
Мэтью Дженкин — американский журналист-фрилансер, бывший редактор Guardian Careers и веб-сайта сообщества газеты The Guardian для тех, кто ищет работу или хотел бы сменить профессию.
Источники:
(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up
(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx
(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/
(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399
(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx
(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0
(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361
(8) https://www.marinaratimer.com/
(9) https://pomodoneapp.com/
(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/
(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/
