Любят ли ваши сотрудники совещания? Ответьте честно: не все. Лулла-Мэй Элефтериу-Смит пообщалась с экспертами и подготовила для вас советы по повышению эффективности совещаний и экономии времени. Узнайте, как организовать «стоячие» собрания и создать список приглашенных на совещание.
Совещания, запланированные или созванные экспромтом, могут навредить, если проводить их неправильно. Командные дискуссии, обсуждения модернизации компании или даже простой вызов на планерку способны запросто отнять 45 минут рабочего времени. А если они растянутся, времени на текущие задачи не останется вовсе.
Согласно исследованию eShare (1), в среднем сотрудники участвуют в 4,4 совещаниях за неделю. По мнению работников, больше половины собраний — пустая трата времени. Вполне понятно почему. Но, если совещания проводятся правильно, они приносят пользу каждому участнику. В этой статье мы подготовили советы экспертов по повышению продуктивности совещаний.
День без совещаний
Лишние совещания не просто тратят время, они нагоняют на людей сонливость. Согласно новому исследованию Crowne Plaza Hotel and Resorts (2), 34% людей отключаются на затянувшемся совещании, а 23% респондентов даже видели заснувших.
Если у сотрудников будет один день без собраний, они смогут переоценить собственное время. «Уменьшение времени совещаний на 20% создает эффект дефицита, в результате чего люди усерднее работают на собраниях», — считает Эбигейл Айрлэнд, консультант по высокой эффективности и продуктивности.
Среда — день, который лучше провести без совещаний. Это позволит сделать паузу, оценить свое время и распланировать его. «Вы сможете проанализировать сделанное за предыдущие два дня и спланировать работу на четверг и пятницу, — рассказывает Айрлэнд. — И поймете, нужны ли вам предстоящие совещания, чтобы вынести безжалостный вердикт: проигнорировать, перепоручить или поприсутствовать на них».
«Стоячие» совещания
«Стоячие» совещания сокращают время, проведенное в переговорной комнате благодаря тому, что людям менее комфортно и лениво. Энтузиазм сотрудников повышается, способствуя обмену информацией и не вызывая желание людей бороться за территорию, как показало исследование Вашингтонского университета в Сент-Льюисе, США (3).
Тино Тристе, руководитель по стратегическому поиску в SEO-агентстве Tecmark, считает, что введение «стоячих» совещаний существенно снижает их продолжительность. «Иногда наши совещания длились полтора часа, хотя на них хватило и бы 30 минут. Теперь мы сократили это время вдвое, и совещания сразу стали короткими и проактивными. «Стоячие» совещания помогают команде быстрее формулировать свои мысли и увереннее представлять их».
Не попадайте в ловушку непродуктивных совещаний
Подготовьтесь к совещанию
Согласно данным платформы для командной работы Attentiv (4), 63% всех совещаний в США проводятся без предварительно подготовленной программы, а значит, большая часть людей не особо понимает, зачем участвует в собрании.
Доктор Клэр Коллинз, доцент по развитию лидерских качеств и поведения в Henley Business School, считает, что всем участникам необходимо приходить на совещание подготовленными. Нужно заранее ознакомиться с соответствующей информацией, программой и целями совещания.
«Обозначьте цели и задачи совещания, аргументируйте необходимость их реализации. Участникам стоит приходить на совещание со справочными материалами и подготовленной информацией. В идеале они должны получить раздаточный материал заранее, — поясняет Коллинз. — Длинные обсуждения редко проходят более плодотворно, чем короткая презентация фактов и рациональное принятие решений».
Составьте список приглашенных
Вам не кажется, что список участников совещания длиннее, чем нужно? Согласно результатам исследования, опубликованного в Harvard Business Review (5), идеальное количество людей для совещания — от пяти до восьми. При большем количестве участников вам будет труднее принять важные решения и выслушать всех.
«Приглашайте только тех, кто необходим на совещании, — рекомендует Луиза Ли, аккредитованный личный секретарь в административной консалтинговой фирме Saunders and Lee. — Создав программу собрания, вы легко увидите, каких людей касаются заявленные задачи. Их и нужно позвать».
А что если пункт программы касается целого отдела или большой группы сотрудников? «Пусть команда выдвинет одного человека для участия в совещании. Так вы затратите меньше времени на то, чтобы выслушать всех людей», — поясняет Ли.
Продумайте схему размещения участников
Исследование, проведенное в 1960-х гг. специалистом по психологии среды Робертом Соммером о схеме размещения учеников в школьном классе, может быть полезно и для организации пространства в переговорных комнатах (6).
«Это просто — распорядитесь, кто где сидит, и задайте нужное направление мысли на совещании, — советует личный и корпоративный тренер Ричард Харрис. — Например, если желаемый исход совещания — принятие какого-либо решения командой, есть смысл рассадить участников по одну сторону стола.
Если вы хотите назначить кого-то ответственным, посадите его во главе стола, а если нужно продемонстрировать равноправие, рассадите всех за круглым столом. Требуется оживленная дискуссия? Посадите команды на противоположных сторонах стола, — и возникнет легкое ощущение противостояния. Вспомните оппонентов, сидящих друг напротив друга во время шахматной партии».
Попробуйте формат 22-минутного совещания
«Стандартная продолжительность совещания обычно составляет 30 минут или час», — рассказывает Стюарт Херн, исполнительный директор компании Clear Review, занимающейся разработкой программного обеспечения для управления продуктивностью. — Проблема заключается в том, что компании становятся жертвами закона Паркинсона, согласно которому обсуждение каждой задачи неизбежно растягивается на все выделенное на нее время».
Поэтому Херн решил проводить более короткие совещания. Руководство и сотрудники строго следят за регламентном, чтобы собрание прошло максимально успешно для всех.
Двадцать две минуты — это число было признано магическим для проведения совещаний. Николь Стейнбок, создавшая концепцию «22-минутного собрания» (7), рекомендует выполнить девять действий, чтобы уложиться в этот промежуток времени и провести совещание эффективно — от составления программы с целями собрания до запрета на телефоны.
Лулла-Мэй Элефтериу-Смит — британская журналистка, автор The Independent, The Huffington Post и других изданий.
Источники:
(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/
(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey
(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/
(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html
(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people
(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087
(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA
